5 aplicações chave para assistentes administrativos

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O trabalho de um assistente administrativo não é fácil e envolve várias responsabilidades. É necessário respeitar prazos, cumprir tarefas, gerir calendários e assumir muitos outros encargos. No entanto, com a ajuda da tecnologia, todos estes processos são descomplicados, o que permite aos profissionais relaxar, poupar tempo e ser ainda mais produtivo. Neste artigo, partilhamos 5 aplicações que permitem aos assistentes administrativos gerir melhor o seu trabalho.

  • Microsoft Office

Os programas do Microsoft Office são dos mais usados por profissionais e estudantes em todo o mundo, e entende-se porquê. Desde o Powerpoint, ao Excel ou Word, estas plataformas permitem-lhe realizar todo o tipo de tarefas, desde a elaboração de textos à preparação de apresentações ou realização de contas. Além disso, poderá ainda criar outros documentos úteis a partir destes programas. Por exemplo, pode transformar documentos Word em PDF, o que por si só traz também muitas vantagens. 

  • Dropbox

Esta plataforma é bastante útil tanto para estudantes como profissionais, já que permite a partilha de ficheiros de todos os tamanhos. Desta forma, consegue partilhar documentos de qualquer natureza de forma rápida e acessível, sem se preocupar com questões como o peso do ficheiro ou o tempo que este demorará a ser enviado caso esteja com pressa. Além disso, poderá sincronizar as pastas e ficheiros selecionados em vários dispositivos. 

  • Zoom

Com a pandemia do Covid-19, o Zoom ganhou uma atenção estrondosa, mas a utilidade desta plataforma já há muito tempo que impacta vários negócios e instituições de forma positiva. A partir do Zoom, poderá criar e participar em reuniões com os seus colegas de trabalho, membros de equipa, professores ou com qualquer outra pessoa que desejar. Esta é uma forma prática de comunicar com terceiros e de evitar deslocações. 

  • Slack

O Slack é uma plataforma muito útil para gerir equipas de trabalho e partilhar informações com as mesmas. Quando precisar de comunicar algo a um parceiro de trabalho ou outro membro de uma equipa, já não precisa de recorrer às redes sociais e arriscar ver a sua mensagem perdida entre muitas outras. O Slack serve precisamente para criar grupos de organização eficazes, que permitem facilitar a partilha de informação, de tarefas ou de prazos, por exemplo. Assim, tudo fica mais claro e a produtividade de todos os envolvidos acaba por aumentar.

  • Google Calendar

O Google Calendar é das melhores plataformas para organizar a sua vida. Desde tarefas de trabalho a eventos na sua vida pessoal, tudo pode ser colocado neste calendário tão eficaz. Pode criar as tarefas que necessita de realizar e às horas que definir, atribuindo cores diferentes a cada uma para uma organização mais eficaz e para reconhecer mais rapidamente todas as informações. O Google Calendar é realmente uma ferramenta extremamente útil para qualquer pessoa que deseja cumprir as suas responsabilidades e estar a par de todos os futuros eventos. Portanto, é eficaz para tanto trabalhadores, como estudantes.

Estas cinco aplicações podem realmente fazer a diferença na vida dos assistentes administrativos que desejam ver a sua vida facilitada!

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